管理體系的建設和完善
志誠物業從2012年7月導入ISO9001質量管理體系和ISO14001環境管理體系,到2013年12月完善管理處作業指導書,公司質量管理水平有了一個新的發展。
2013年5月公司對管理體系進行了內部審核,由辦公室牽頭,對公司內審員進行了體系標準的進一步強化培訓后,在各物業管理處、部門進行互動式檢查審核,發現體系運行中存在的問題并提出了糾正和預防措施,如:對各管理處日常工作使用表格不統一的問題,提出了表格統一化并進行膠印等措施,以改變大量復印表格帶來的資源浪費現象,使質量管理體系在運行中得以不斷的完善和改進并在外審時得到了專業外審員的高度評價。
在質量管理體系文件實際運行過程中還發現原有體系文件中對各崗位的職責要求和工作標準不夠細化和明確,本著“更符合實際,環節簡練,局部細化,持續改進”的思想,公司組織并由各專業副總牽頭對管理處各崗位的具體工作內容和工作標準進行明確、完善和細化,以促進崗位作業的科學化、規范化、標準化,使得崗位指導書在各崗位一線員工的手中更具有實用性,提高崗位人員工作質量和效率,提升基礎管理水平。
公司于2014年全面啟用修改后的崗位作業指導書。
服務質量監督檢查
為貫徹公司總體計劃方針,確保各項工作指標順利實現,公司在2013年初與各管理處簽訂了《目標責任書》,將公司總體質量目標進行分解作為考核內容。同時,為全面掌握各管理處日常工作服務質量,確保公司總體質量目標的順利完成,公司制定了《監督檢查制度》,由辦公室牽頭,各專業主管副總帶隊并組織各專業主管和骨干員工成立了監督檢查小組,于2013年6月份進行了安全檢查,共計檢查需整改問題288項,8月份對問題整改情況進行了復查。9月份重點對各管理處停電、電梯困人、天然氣泄漏、跑水、防汛等應急預案的培訓和實際操作熟練程度進行了檢查,并對未達標項目提出加強培訓和日常演練的要求。12月份對全年問題整改情況進行了匯總檢查,并對各管理處各項目標考核結果進行匯總和評定。
在檢查過程中辦公室及時對原檢查標準中檢查范圍太廣、缺乏針對性等問題進行了局部調整,按不同階段的重點工作確立檢查內容,隨著公司的發展和體系的逐步完善,檢查內容也由關注體系建立后的維護和文件執行過程,過渡到檢查我們的服務是否按照公司的目標進行了有效執行與控制,考核我們的服務過程是否符合業主的需要和能讓業主更加滿意。公司將根據“重點為主、自檢為主、數據為主”的原則,不斷完善和重新修訂現有的監督檢查標準和細則。
隨著公司不斷擴張,原來全面鋪開性地檢查方式使各管理處、部門在人力和時間上均不能應付,造成檢查的效果出現偏差。2014年監督檢查工作將以分管副總為牽頭人,負責制定各專業的檢查計劃和檢查內容,按照分階段組織實施。
2014年公司還將與各管理處簽訂《目標責任書》,考核內容在結合公司遠期和近期的目標及規劃,并針對各管理處的不同特點的基礎上,參照2013年度相關考核結果,對質量管理指標考核內容進行細化。 在目標的確定過程中,充分與公司領導及各管理處主任、部門經理進行有效溝通,達成一致的觀點和共識。
2014年志誠物業將以提高服務質量作為重要的經營戰略,在物業服務行業不斷提高品牌的知名度和競爭力。